Workflow ne treba biti komplikovan dijagram koji niko ne razumije. Njegova svrha je da definiše kako posao teče — od početne ideje do završetka zadatka. Problem nastaje kada se workflow kreira bez uključenja tima ili kada je previše rigidno definisan.

Efikasan workflow je jednostavan, jasan i prilagodljiv. Treba jasno definisati faze rada, pravila prelaska između faza i odgovornosti u svakoj fazi. Kada workflow prati stvarni način rada tima, postaje alat koji pomaže, a ne prepreka u svakodnevnim aktivnostima.