U mnogim timovima zadaci se kreiraju brzo, ali se rijetko pravilno prate. Informacije su rasute kroz poruke, e-mailove i različite alate, što dovodi do nejasnih prioriteta i propuštenih rokova. Kada zadatak nema jasno definisan status, odgovornu osobu i rok, vrlo brzo postaje problem za cijeli tim.

Rješenje nije u dodavanju još jednog alata, već u uvođenju strukture. Centralizovan sistem za upravljanje zadacima omogućava jasan pregled svih aktivnosti, definisane odgovornosti i praćenje napretka u realnom vremenu. Kada tim zna šta se radi, ko radi i do kada — kontrola se vraća, a stres se smanjuje.