Kako je kompanija za proizvodnju PVC, ALU i staklenih sistema sa 25 zaposlenih uštedjela sate svake sedmice i povećala efikasnost za 20%
PRIJE STEP2FLOW-A
Viber, Excel, pozivi i izgubljene informacije.
POSLIJE STEP2FLOW-A
Jasni zadaci, mobilna aplikacija, potpuna kontrola nad proizvodnjom i montažom.
Uvod
“Da se vratim 6 mjeseci unazad, prvo bih uspostavio sistem.”
Vlasnik kompanije sa 25 zaposlenih otkriva kako je Step2Flow pomogao da uvede red, poveća odgovornost zaposlenih i dobije potpun pregled nad poslovanjem.
O kompaniji
Čime se bavite?
Alu i PVC stolarija i stakleni sistemi
Koliko zaposlenih imate?
Imamo ukupno 25 zaposlenih
Koliko lokacija, timova ili terenskih radnika imate?
1 lokacija, 4 terenska tima, 8 terenskih radnika
Koliko dugo poslujete?
30 godina
Stanje prije Step2Flow-a
Kako ste organizovali zadatke prije Step2Flow-a?
Viber, Excel, mnoštvo poziva, jutarnji sastanci sa radnicima
Koje alate ste koristili (Viber, WhatsApp, Excel, papir, email)?
Viber i excel najčešće
Šta vam je predstavljalo najveći problem?
Konfuzija, nedotatak, kašnjenje inforamcija, gubitak određenih informacija, u određenim sitaucijama i pogrešne informacije zbog pogrešnog razumijevanja zahtjeva i grešaka u komunikaciji
Gdje ste najviše gubili vrijeme?
Najviše vremena je otišlo na pozive, ne javlja se, zaboravi nazvati, previše traje kompletna komunikacija sa timovima na terenu i poslovođe i uprave.
Koliko je bilo teško pratiti ko šta radi?
Kad nemaš sa čime uporediti to ti je kao normalan način operiranja, ali kada kada bi uporedili sa normalnim sistemom, razlika je ogromna.
Koliko često su se dešavali propusti ili zaboravljeni zadaci?
Dvije su vrste propusta jedan je zaborav a drugije je namjerno ignorisanje zadatak ako nisu dobili napismeno šta treba uraditi, i naravno dešavalo se često.
Kako ste pratili rad zaposlenih na terenu?
Isključivo na osnovu informacija koje nam radnici na terenu dostave, u suštini nema druge opcije.
Šta vas je najviše frustriralo u svakodnevnom radu?
Nedostatak produktivnosti koji je došao kao posljedica pogrešno iskomuniciranih stvari, zadataka, kašnjenja informacija.
“Da se vratite 6 mjeseci unazad, šta biste najradije promijenili u svom načinu organizacije?”
Jasno postavljanje strukture, hijerarhije i podjele zadataka.
Zašto ste počeli tražiti rješenje?
Šta je bio okidač da počnete tražiti sistem?
Iscrpljenost, frustracija, stres i vidiš da to ne vodi nikuda na duže staze.
Koji konkretan problem ste htjeli riješiti?
Uvid u to šta je urađeno u proizvodnji i na montaži.
Da li ste razmatrali druga rješenja?
Jesam, čak smo i koristili određene plaćene alate, koji iako su kvalitene i skupe aplikacije i softveri nisu primjenjivi na neke stvari u našoj industriji i uvijek smo se morali dopunajvati drugim aplikacijama ili softverima.
Zašto ste odabrali Step2Flow?
Upravo zato što smo sve te aplikacije, softvere i alate zamijenili jednom platformom.
Implementacija
Da li ste imali strah od uvođenja novog sistema?
Svi imaju strah, ali sam imao cilj da uspostavim red i organizujem rad koji vodi skaliranju.
Kako su zaposleni reagovali?
Otpor u početku, ali ubrzo su i oni vidjeli benefite te nakon kratkog periodu bilo je sasvim normalno da se svakodnevno koristi.
Koliko je trajala implementacija?
Implementacija je bilo brza jer ja kao vlasnik sam kreirao uloge za svakog od radnika i proslijedio im pristupne podatke. Nakon toga oni su samo trebali instalirati mobilnu aplikaciju na njihov telefon, i već naredni dan poslovođe su kreirali zadatke koji su dolazili radnicima koje smo postavili kao odgovorne na te zadatke.
Koliko vremena je trebalo da se tim navikne?
Nama nije bila komplikovana aplikacija i išlo je relativno brzo.
Da li je onboarding bio jednostavan?
Onboarding je jednostavna bio zbog jednostavnosti platforme, samo sam ja kao vlasnik objasnio i to je to,
“Šta vas je najviše iznenadilo tokom implementacije?”
Brzina prihvatanja i snalaženja radnika u aplikaciji, te sama širina aplikacije, funkcionalnosti koji su usmjerene na moju industriju.
Rezultati nakon step2flow-a
Šta se prvo promijenilo nakon uvođenja?
Smanjen broj poziva na minimum, smanjen broj grešaka i konfuzija, i naravno smanjen broj gubitka infomracija.
Koji proces danas funkcioniše bolje?
Protok informacija, raspodjela ljudi, samo raspolaganje informacija i donošenja odluka na osnovu toga.
Da li imate manje poziva i poruka između zaposlenih?
Naravno, uveliko manje.
Da li se manje zadataka zaboravlja?
Sve dok je radnik odgovoran pri korištenju aplikacija, nema razloga da se zadatak zaboravi.
Da li je komunikacija jasnija?
Naravno, sve što radniku treba se unaprijed upiše u zadatak, uploaduju potrebni dokumenti, mjere i slično.
Da li menadžeri imaju bolji pregled poslovanja?
Menadžeri imaju kompletan uvid i sve jasno vidljivo za sve zadatake.
Da li su zaposlenici odgovorniji prema zadacima?
Kad nismo imali sistem nismo mogli izmjeriti adekvatno koliko su bili produktivni, dok sad imamo jasno mjerljive zadatke, nedostatke, kašnjenja i sada možemo upravljati konkretnijim podacima i raditi na njihovom poboljšanju. Neki parametar je da su sigurno efikasniji za 30%.
Mjerljivi rezultati
Koliko vremena danas štedite?
U najgorem slučaju je ušteda 45 minuta dnevno, ali moja procjena da je to i više. A na sedmičnom nivou sigurno nekoliko sati uštede. Ušteda poslovođa uprava, plus ušteda po pitanju radnika.
Koliko je smanjen broj grešaka?
Greške su se svele na individualne greške radnika, a nisu to više greške zbog gubljena informacija, zaborava ili neadekvatnih instrukcija.
Koliko je smanjeno kašnjenje projekata?
Vidi se generalno u kraćem roku ispsotave projekata nego ranije.
Koliko je poboljšana produktivnost?
Pa, ja mogu iz glave reći sigurno 15-20% u odnosu na prije.
Da li ste povećali broj završenih zadataka/projekata?
Da, svakako.
Mobilna aplikacija
Kako vam koristi mobilna aplikacija?
Prednosta same app u odnosu na platformu
Koliko su terenski radnici prihvatili aplikaciju?
Prihvatili su je lagano i veoma brzo.
Da li je lakše slati i pratiti zadatke?
Apsolutno.
Koliko su vam korisne push notifikacije?
Najviše zbog efikasnosti i podsjećanja.
“Koliko vam znači što radnik odmah dobije zadatak na telefon, a vi u realnom vremenu vidite status?”
To nam je jako korisna informacija zbog statusa zadataka i dodjeljivanje narednih te kompletiranje trenutnih.
Menadžerska perspektiva
Kako danas izgleda vaš radni dan u odnosu na prije?
Mogu se posvetiti važnijim stvarima u firmi, organizaciji te implemetiranju novih procesa, bez gubljena vremena na nepotrebne stvari.
Imate li bolji pregled nad zaposlenima?
Naravno.
Donosite li brže odluke?
Da, jer mi ostavlja prostora za testiranje i implementaciju novih ideja.
Da li lakše planirate resurse i rokove?
Svakako.
Najveća vrijednost
“Kada biste morali izdvojiti samo jednu stvar koju vam je Step2Flow donio, šta bi to bilo?”
Najbitnija stvar kod step2flow jeste informacija u što kraćem roku.
Preporuka
Da li biste preporučili Step2Flow?
Svima koji su u fazi sistematizacije firme i podizanja efikasnosti na veći nivo.
Kojim tipovima kompanija biste ga preporučili?
Upravo kompanijama koje se suočavaju sa terenskim radom, odnosno imaju timove na terene u smislu montaže, mjerenja i slično
Šta biste rekli direktoru koji još uvijek vodi firmu preko Vibera i Excela?
Da gubi vrijeme, a vrijeme je novac.
“Da danas ponovo krećete od nule, da li biste opet uveli Step2Flow?”
Naravno,
Bonus pitanje ...
“Kako je izgledao jedan loš radni dan prije Step2Flow-a, a kako izgleda danas?”
Radnici s terena su zaboravili dio neophodan za montažu, pravdaju se jer nisu imali sve podatke, odnosno sve dijelove radnog naloga niti sve informacije neophodne za montažu. Danas sve to imaju na svom telefonu to jeste u aplikaciji.