U mnogim firmama prodaja, proizvodnja i montaža postoje kao tri odvojena svijeta.

Prodaja razgovara s klijentom i dogovara posao.

Proizvodnja dobija informacije koje su joj potrebne za izradu.

Montaža na kraju treba preuzeti gotov posao i završiti ga kod klijenta.

Na papiru je proces jednostavan.

U praksi često izgleda ovako:

Prodaja nešto dogovori s klijentom → informacija ode u Viber grupu → neko je prepiše u Excel → proizvodnja traži dodatno pojašnjenje → montaža ne zna kada će posao biti spreman → menadžer zove nekoliko ljudi da provjeri status.

I tako za svaki projekat.

Problem nije u tome što ljudi ne komuniciraju.

Problem je što komunikacija nije organizovana kao poslovni proces.

Zašto prodaja, proizvodnja i montaža moraju biti povezane?

Kada prodaja zaključi posao, njen dio posla nije završen.

Ono što je prodaja dogovorila mora postati jasna informacija za proizvodnju.

Ono što proizvodnja napravi mora biti spremno za montažu.

A ono što montaža uradi mora biti evidentirano kao završetak projekta.

Svaka faza zavisi od prethodne.

Ako se informacije izgube između odjela, posljedice se mogu pojaviti bilo gdje u procesu.

Na primjer:

• prodaja obeća rok koji proizvodnja ne zna
• proizvodnja dobije nepotpune podatke
• mjere nisu ažurirane
• montaža dobije staru verziju dokumenta
• termin montaže nije usklađen sa proizvodnjom
• klijent dobija različite informacije od različitih zaposlenika

Zato nije dovoljno da svaki odjel dobro radi svoj posao.

Potrebno je da odjeli rade zajedno kroz isti poslovni proces.

Kako izgleda nepovezan poslovni proces?

Zamislimo firmu koja prodaje, proizvodi i montira PVC i ALU stolariju.

Klijent pošalje upit.

Prodaja razgovara s njim.

Dogovara se ponuda.

Mjerenje se obavlja na terenu.

Informacije se šalju proizvodnji.

Proizvodnja pravi proizvod.

Montaža preuzima posao.

Na prvi pogled sve funkcioniše.

Ali sada pogledajmo gdje se informacije nalaze.

Ponuda je u jednom programu.

Mjere su u Excelu.

Komunikacija sa klijentom je u WhatsAppu.

Fotografije mjerenja su na telefonu radnika.

Proizvodnja ima svoj spisak.

Montaža ima svoj raspored.

Menadžer status projekta provjerava pozivima.

Firma ima ljude, alate i procese, ali nema jedan tok kroz koji sve prolazi.

Tu nastaje najveći problem.

Šta znači povezati prodaju, proizvodnju i montažu?

Povezati ove odjele ne znači samo staviti ih u istu aplikaciju.

To znači napraviti jasan tok rada u kojem se informacija automatski prenosi iz jedne faze u drugu.

Na primjer:

Novi upit → Ponuda → Prihvaćen posao → Mjerenje → Proizvodnja → Priprema za montažu → Montaža → Završetak → Servis

Kada prodaja završi svoj dio, sljedeći korak postaje vidljiv proizvodnji.

Kada proizvodnja završi, montaža zna da je posao spreman.

Kada montaža završi, projekat dobija novi status.

Menadžment u svakom trenutku može vidjeti gdje se projekat nalazi.

To je poslovni workflow.

Prodaja mora prenijeti tačne informacije proizvodnji

Jedan od najvažnijih trenutaka u cijelom procesu jeste prelazak iz prodaje u realizaciju.

Prodaja zna šta je klijent tražio.

Ali proizvodnji nisu potrebne samo informacije o tome šta je prodato.

Potrebne su joj konkretne informacije potrebne za izvršenje posla.

Na primjer:

• šta je naručeno
• količina
• dimenzije
• materijali
• boje
• rok
• posebni zahtjevi
• dokumentacija
• napomene

Ako se dio tih informacija nalazi u glavi prodavača, dio u porukama, a dio u Excelu, proizvodnja mora trošiti vrijeme na dodatno provjeravanje.

Dobar sistem treba omogućiti da informacije koje su nastale tokom prodaje postanu dio projekta i narednih faza realizacije.

Jednom unesena informacija ne treba se unositi pet puta

Ovo je jedan od najvažnijih principa digitalizacije poslovanja.

Ako je prodaja već unijela podatke o klijentu i projektu, proizvodnja ih ne bi trebala ponovo unositi.

Ako su mjere već unesene, ne bi ih trebalo prepisivati u drugu tabelu.

Ako je dokument već priložen projektu, ne treba ga slati u pet različitih grupa.

Ako je status projekta promijenjen, svi koji imaju pravo pristupa trebaju vidjeti novu informaciju.

Jedna informacija treba imati jedno mjesto.

To smanjuje:

• ručni unos
• dupliranje podataka
• greške
• gubitak vremena
• nesporazume između odjela

Kako proizvodnja zna šta treba raditi?

Kada posao iz prodaje pređe u proizvodnju, proizvodni tim treba dobiti jasan zadatak.

Ne:

„Ovo je onaj posao za Mujića, znaš šta treba.“

Nego:

Projekat: Stolarija – objekat Sarajevo
Klijent: XYZ
Rok: 20.09.
Proizvod: PVC prozori i vrata
Količina: navedena u projektu
Mjere: priložene
Dokumentacija: priložena
Prioritet: visok
Status: spremno za proizvodnju

Sada proizvodnja zna šta treba uraditi.

A menadžer zna kome je zadatak dodijeljen.

A šta se dešava kada proizvodnja završi?

U tradicionalnom načinu rada često slijedi telefon:

„Je li gotovo ono za sutra?“

Onda proizvodnja odgovara:

„Jeste, ali još treba spakovati.“

Nakon toga novi poziv.

„Je li sada spremno?“

Zatim se kontaktira montaža.

Ovakav način rada može funkcionisati kod nekoliko projekata.

Ali kada firma ima desetine aktivnih projekata, postaje izuzetno teško održavati pregled.

U digitalnom sistemu status može jasno pokazati:

Proizvodnja – završeno

Priprema za montažu – u toku

Montaža – zakazana

Svi odgovorni vide gdje se posao nalazi.

Montaža treba dobiti kompletan kontekst projekta

Jedna od najvećih grešaka je kada montažna ekipa dobije samo:

„Sutra idi na ovu adresu.“

To nije dovoljno.

Montaža treba znati šta je dogovoreno i šta treba izvršiti.

Radni nalog može sadržavati:

• klijenta
• lokaciju
• termin
• članove ekipe
• opis radova
• mjere
• fotografije
• dokumente
• posebne napomene
• informacije o projektu

Tako radnik na terenu ne zavisi od toga da li će se nekoga moći dobiti telefonom.

Sve što mu je potrebno nalazi se uz zadatak.

Šta ako se nešto promijeni?

U stvarnom poslovanju gotovo uvijek dolazi do promjena.

Klijent promijeni zahtjev.

Dodaje se novi proizvod.

Mijenja se termin.

Pojavi se problem na terenu.

Proizvodnja mora izvršiti izmjenu.

Ako se takve promjene šalju kroz Viber i telefonske pozive, lako je da neko ostane bez posljednje informacije.

Tada nastaje jedna od najskupljih situacija:

jedan odjel radi prema starim informacijama, a drugi prema novim.

Digitalni sistem omogućava da promjena ostane evidentirana na projektu i da odgovorne osobe dobiju potrebnu informaciju.

To je posebno važno kada na jednom projektu radi više ljudi.

Kako povezati prodaju i proizvodnju bez dodatne administracije?

Cilj sistema nije da zaposlenicima stvori još više posla.

Naprotiv.

Ako je proces pravilno postavljen, sistem treba smanjiti administraciju.

Na primjer:

Prodaja kreira projekat.

Unese osnovne informacije.

Kreira ili pokrene potrebne zadatke.

Nakon prihvatanja posla, projekat prelazi u narednu fazu.

Proizvodnja dobija svoje zadatke.

Nakon završetka proizvodnje, otvara se prostor za organizaciju montaže.

Montažna ekipa dobija radni nalog.

Po završetku se status ažurira.

Menadžer vidi rezultat.

Jedan projekat. Jedan tok. Više faza.

Step2Flow povezuje cijeli tok poslovanja

Step2Flow je napravljen upravo za firme u kojima prodaja nije kraj procesa, nego početak realizacije.

U jednom sistemu možete povezati:

CRM i prodaju

↓

Projekte

↓

Zadatke

↓

Mjerenje

↓

Proizvodnju

↓

Montažu

↓

Servis

↓

Analitiku

Na taj način posao više ne zavisi od toga da li je jedna osoba nekome poslala poruku.

Proces je definisan sistemom.

Šta menadžer vidi kada su svi odjeli povezani?

Umjesto da pita:

„Šta se dešava sa projektom?“

može otvoriti projekat i vidjeti:

• trenutnu fazu
• završene zadatke
• zadatke u toku
• zadatke koji kasne
• odgovorne osobe
• dokumentaciju
• komunikaciju
• aktivnosti na projektu

To mijenja način upravljanja firmom.

Menadžer više nije osoba koja prikuplja informacije.

Postaje osoba koja koristi informacije za donošenje odluka.

Šta se dešava kada firma nema povezan sistem?

Najveći problem nije samo izgubljeno vrijeme.

Problem je što svaki odjel počinje razvijati svoj način rada.

Prodaja ima svoje tabele.

Proizvodnja svoj raspored.

Montaža svoj rokovnik.

Servis svoj način evidencije.

A menadžer pokušava sve povezati.

Tada firma postaje zavisna od ljudi koji „znaju kako stvari funkcionišu“.

Ako ta osoba ode na godišnji odmor, razboli se ili napusti firmu, proces postaje mnogo teži.

Dobar sistem pretvara način rada firme u nešto što je vidljivo, ponovljivo i prenosivo.

Povezivanje odjela smanjuje broj sastanaka i poziva

Kada informacije nisu dostupne, ljudi moraju organizovati sastanke da bi ih razmijenili.

Kada nisu sigurni u status, zovu kolege.

Kada ne znaju šta slijedi, šalju poruke.

Kada nema jasne odgovornosti, posao se ponovo provjerava.

Kada je sve povezano, veliki dio tih provjera postaje nepotreban.

Ne znači da sastanci nestaju.

Znači da se sastanci koriste za rješavanje problema i donošenje odluka, a ne za traženje osnovnih informacija.

Povezivanje prodaje, proizvodnje i montaže donosi još jednu važnu korist

Klijent dobija konzistentnije iskustvo.

Ako prodaja kaže jedno, proizvodnja drugo, a montaža treće, klijent gubi povjerenje.

Ali kada svi rade prema istim informacijama:

• prodaja zna šta je dogovoreno
• proizvodnja zna šta treba napraviti
• montaža zna šta treba ugraditi
• menadžment zna status
• klijent dobija jasnije informacije

To direktno utiče na kvalitet usluge.

Kako izgleda idealan poslovni proces?

Za firmu koja prodaje, proizvodi i montira, jedan primjer može izgledati ovako:

1. Upit

Klijent šalje upit.

2. Prodaja

Kreiraju se klijent i projekat.

3. Ponuda

Definišu se proizvodi, količine, rokovi i uslovi.

4. Mjerenje

Terenski radnik dobija zadatak i unosi rezultate.

5. Potvrda projekta

Kada je posao prihvaćen, proces prelazi u realizaciju.

6. Proizvodnja

Proizvodnja dobija zadatke i potrebne informacije.

7. Kontrola

Provjerava se spremnost projekta.

8. Montaža

Tim dobija radni nalog sa svim potrebnim informacijama.

9. Završetak

Montaža ažurira status i po potrebi dodaje fotografije i napomene.

10. Servis

Ako se pojavi potreba, servisni zadatak može biti vezan za isti projekat.

Na kraju imate kompletnu istoriju projekta.

Od prvog upita do završetka.

Šta firma dobija ovakvom organizacijom?

Povezivanjem prodaje, proizvodnje i montaže firma dobija:

Jedinstven tok informacija
Informacije se ne gube između odjela.

Jasne odgovornosti
Svaka faza ima svoje zadatke i odgovorne osobe.

Bolju kontrolu rokova
Zastoji se mogu uočiti prije nego što naprave veći problem.

Manje ručnog rada
Podaci se ne moraju stalno prepisivati.

Manje komunikacijskog haosa
Manje informacija zavisi od privatnih poruka i telefonskih poziva.

Bolju organizaciju terena
Montažne ekipe imaju sve potrebne informacije na telefonu.

Veću preglednost za menadžment
Status svakog projekta je dostupniji.

Bolje korisničko iskustvo
Klijent dobija konzistentnije informacije i pouzdaniju realizaciju.

Kada je vrijeme da povežete svoje poslovne procese?

Ako se u vašoj firmi često čuju:

„Prodaja mi nije javila.“

„Nisam znao da se to promijenilo.“

„Mislio sam da je proizvodnja završila.“

„Niko mi nije poslao mjere.“

„Ko je rekao montaži?“

„Gdje su fotografije?“

„Je li klijent obaviješten?“

onda vjerovatno nemate problem sa nedostatkom zaposlenih.

Imate problem sa protokom informacija između zaposlenih.

I što firma više raste, taj problem postaje veći.

Zaključak

Prodaja, proizvodnja i montaža ne bi trebale funkcionisati kao tri odvojena procesa.

One su dijelovi jednog poslovnog toka.

Kada se informacije prenose ručno, kroz Viber, WhatsApp, Excel, papire i telefonske pozive, povećava se mogućnost greške i smanjuje preglednost.

Kada su povezane kroz jedan sistem, svaki odjel zna:

šta treba uraditi, ko je odgovoran, kada treba završiti i šta dolazi nakon toga.

To je razlika između firme u kojoj ljudi stalno pokušavaju povezati informacije i firme u kojoj sistem povezuje informacije umjesto njih.

Step2Flow omogućava da prodaja, projekti, proizvodnja, montaža, servis i terenski timovi rade kroz jedan organizovan poslovni proces.

Jer najbolji sistem nije onaj koji samo evidentira šta je firma uradila.

Najbolji je onaj koji povezuje ono što firma treba uraditi – od prvog upita do završenog posla.

Pročitajte članak Kako Step2Flow uvodi red u svakodnevni rad tima?

Ukoliko imate bilo kakvih pitanja, nejasnoća, želite dodatne informacije ili sastanak, kontaktirajte nas putem broja telefona +38762 300 370, putem e-maila info@step2flow.com ili posjetite našu web stranicu.