Ako vaša firma ne može normalno raditi kada vi niste prisutni, problem nisu zaposlenici. Problem je što nemate sistem.

Na prvi pogled, ovo zvuči grubo.

Ali upravo je to jedna od najvećih razlika između firmi koje godinama stagniraju i onih koje kontinuirano rastu.

Mnogi vlasnici kompanija vjeruju da su oni ključ uspjeha svog poslovanja. U stvarnosti, dugoročno uspješne firme nisu izgrađene tako da zavise od jedne osobe. Izgrađene su na jasno definisanim procesima, odgovornostima i sistemima koji omogućavaju da posao teče jednako kvalitetno bez obzira na to da li je vlasnik u kancelariji, na sastanku ili na godišnjem odmoru.

Upravo tu počinje prava transformacija poslovanja.

Kako izgleda firma koja zavisi od vlasnika?

Ako ste vlasnik, vjerovatno ćete prepoznati barem nekoliko ovih situacija.

Telefon vam ne prestaje zvoniti.

Radnici vas zovu za svaku odluku.

Menadžeri čekaju vaše odobrenje.

Klijenti žele razgovarati isključivo s vama.

Projekti ne mogu krenuti dok vi ne date “zeleno svjetlo”.

Ako jedan dan niste dostupni, posao usporava.

Ako ste na godišnjem odmoru, telefon zvoni jednako često kao da ste u kancelariji.

To nije znak da ste nezamjenjivi.

To je znak da je cijela organizacija izgrađena oko jedne osobe.

Takav način rada možda funkcioniše kada firma ima pet zaposlenih.

Ali kada imate deset, dvadeset ili pedeset ljudi, postaje najveća prepreka daljem rastu.

Najveća zabluda vlasnika firmi

Većina vlasnika misli:

“Kad zaposlim još ljudi, bit će mi lakše.”

Nažalost, u praksi se često događa suprotno.

Više zaposlenih bez sistema znači:

• više pitanja
• više poziva
• više sastanaka
• više grešaka
• više odgovornosti koje završavaju kod vlasnika

Drugim riječima…

Kompanija raste.

Ali haos raste još brže.

Firma ne smije zavisiti od pamćenja ljudi

Pokušajte odgovoriti na nekoliko pitanja.

Ko zna gdje se nalazi posljednja verzija projekta?

Ko zna šta je dogovoreno s klijentom?

Ko zna zašto je montaža kasnila prošle sedmice?

Ko zna koji materijal treba naručiti?

Ako su odgovori:

“To zna Amir.”

“To zna šef proizvodnje.”

“To zna direktor.”

…onda informacije nisu u sistemu.

One su u glavama ljudi.

A to predstavlja jedan od najvećih poslovnih rizika.

Jer ljudi odlaze.

Mijenjaju radna mjesta.

Odlaze na godišnji.

Razbole se.

Ali firma mora nastaviti raditi.

Uspješne firme ne upravljaju ljudima. Upravljaju procesima.

Najuspješnije kompanije ne zavise od toga koliko neko pamti.

One zavise od sistema.

Svaki proces je jasno definisan.

Svaki zadatak ima odgovornu osobu.

Svaki projekat ima status.

Svaka promjena ostaje evidentirana.

Svaki član tima zna šta radi i šta slijedi nakon toga.

Rezultat?

Mnogo manje pitanja.

Mnogo manje improvizacije.

Mnogo manje grešaka.

Delegiranje nije moguće bez sistema

Jedna od najčešćih rečenica koju vlasnici izgovaraju jeste:

“Ne mogu nikome prepustiti posao jer ga neće uraditi kako treba.”

Ali problem često nije u zaposlenicima.

Problem je što ne postoje jasno definisana pravila.

Ako zaposlenik ne zna:

• šta treba uraditi
• do kada
• kojim redoslijedom
• gdje pronaći dokumentaciju
• kome prijavljuje završetak

onda nije dobio zadatak.

Dobio je pretpostavku.

A pretpostavke stvaraju greške.

Šta rade ozbiljne kompanije drugačije?

Ozbiljne firme ne oslanjaju se na Viber grupe.

Ne vode projekte kroz Excel.

Ne traže informacije po e-mailovima.

Ne zovu zaposlene deset puta dnevno da pitaju gdje su stigli.

One imaju sistem koji u svakom trenutku pokazuje:

• ko radi koji zadatak
• šta kasni
• šta je završeno
• koji su prioriteti
• gdje se nalazi dokumentacija
• ko je odgovoran

To znači da menadžeri upravljaju procesima, a ne porukama.

Kada vlasnik postane usko grlo

Najveći paradoks uspješnih firmi jeste sljedeći.

Na početku je vlasnik najveća prednost.

Kasnije vrlo lako postane najveće ograničenje.

Ako svaka odluka prolazi kroz jednu osobu, brzina poslovanja zavisi od njenog vremena.

To znači:

• sporije donošenje odluka
• sporija proizvodnja
• sporija montaža
• sporiji servis
• sporiji rast

Kompanija tada više ne raste onoliko brzo koliko tržište dozvoljava.

Raste onoliko brzo koliko vlasnik može odgovoriti na poruke i pozive.

Kako Step2Flow pomaže da firma ne zavisi od vlasnika?

Step2Flow nije napravljen samo da organizuje zadatke.

Njegova svrha je da organizuje način na koji firma funkcioniše.

Svaki projekat, zadatak, dokument, rok i odgovornost nalaze se na jednom mjestu.

To omogućava da:

• menadžeri imaju pregled rada u realnom vremenu
• zaposlenici odmah vide svoje obaveze
• terenski timovi dobijaju radne naloge direktno na telefon
• dokumentacija bude dostupna svim ovlaštenim osobama
• vlasnik u svakom trenutku vidi kompletnu sliku poslovanja bez desetina poziva

Na taj način znanje prestaje biti zaključano u glavama pojedinaca i postaje dio organizovanog sistema koji ostaje u kompaniji.

Prava vrijednost sistema nije kontrola. To je sloboda.

Mnogi misle da digitalizacija služi kako bi vlasnik imao veću kontrolu nad zaposlenima.

Istina je potpuno drugačija.

Prava vrijednost sistema jeste da vlasnik konačno dobije slobodu.

Slobodu da razmišlja o razvoju firme.

Da razvija nove proizvode.

Da otvara nova tržišta.

Da provodi vrijeme s porodicom.

Da ode na godišnji odmor bez osjećaja da će ga svakih pet minuta neko nazvati.

Jer firma više ne zavisi od jedne osobe.

Zavisi od sistema.

Pročitajte članak Kako Step2Flow uvodi red u svakodnevni rad tima?

Ukoliko imate bilo kakvih pitanja, nejasnoća, želite dodatne informacije ili sastanak, kontaktirajte nas putem broja telefona +38762 300 370, putem e-maila info@step2flow.com ili posjetite našu web stranicu.