U firmama koje se bave proizvodnjom i montažom jedan posao rijetko završava u proizvodnji.

Naprotiv.

Nakon prodaje i dogovora s klijentom dolaze mjerenje, priprema, proizvodnja, kontrola, transport, montaža i često servis.

Svaka od tih faza zavisi od prethodne.

Ako informacija kasni u samo jednom koraku, problem se može prenijeti kroz cijeli proces.

Proizvodnja nema posljednje mjere.

Montažna ekipa nema tačne informacije.

Materijal nije spreman.

Klijent očekuje dolazak ekipe.

Menadžer pokušava saznati gdje je nastao zastoj.

I ponovo kreću pozivi, poruke i provjere.

Zato kako organizovati proizvodnju i montažu je pitanje povezivanja kompletnog poslovnog procesa.

Zašto je teško povezati proizvodnju i montažu?

Proizvodnja i montaža često funkcionišu kao dva odvojena svijeta.

Proizvodnja ima svoje zadatke i prioritete.

Montaža ima svoje rasporede i ekipe.

Prodaja ima komunikaciju s klijentom.

Menadžment pokušava povezati sve informacije.

Kada se informacije prenose ručno između tih dijelova firme, povećava se mogućnost greške.

Na primjer:

Klijent prihvati ponudu.

Dogovorene su mjere.

Informacije odlaze u proizvodnju.

Proizvodnja počinje rad.

Nakon nekoliko dana montaža treba preuzeti posao.

Ali:

• nije jasno da li je proizvodnja završena
• montažna ekipa ne zna da li je posao spreman
• dokumentacija je u drugoj Viber grupi
• posljednja verzija mjera nalazi se kod druge osobe
• termin montaže je zapisan u rokovniku

Svi rade svoj dio posla.

Ali firma nema jedinstven pregled cijelog procesa.

Proizvodnja ne smije biti odvojena od ostatka poslovanja

Dobra organizacija počinje mnogo prije nego što proizvodnja započne.

Da bi proizvodnja mogla kvalitetno izvršiti svoj dio posla, mora imati tačne i pravovremene informacije.

To može uključivati:

• podatke o klijentu
• specifikaciju proizvoda
• mjere
• količine
• materijale
• rokove
• dokumentaciju
• posebne zahtjeve
• informacije o montaži

Ako se bilo koja od tih informacija prenosi usmeno ili kroz nepovezane poruke, povećava se rizik od greške.

Zato je cilj digitalizacije proizvodnje da informacije putuju zajedno sa projektom, a ne od osobe do osobe.

Kako izgleda dobro organizovan proces?

Zamislimo firmu koja proizvodi i montira PVC i ALU stolariju.

Proces može izgledati ovako:

1. Upit klijenta

Prodaja evidentira potencijalnog klijenta i njegove zahtjeve.

2. Ponuda

Kreira se ponuda i evidentiraju dogovoreni proizvodi.

3. Mjerenje

Terenska ekipa dobija zadatak za mjerenje i unosi potrebne informacije.

4. Potvrda

Nakon potvrde klijenta, posao prelazi u narednu fazu.

5. Proizvodnja

Proizvodnja dobija sve potrebne podatke i počinje realizaciju.

6. Kontrola i priprema

Provjerava se da li je posao spreman za isporuku i montažu.

7. Montaža

Terenska ekipa dobija zadatak sa lokacijom, dokumentacijom, mjerama i instrukcijama.

8. Završetak

Montaža označava posao završenim i po potrebi dodaje fotografije i napomene.

Sve ove faze mogu biti povezane u jedan proces.

Tada se ne pitamo:

„Šta se trenutno dešava s ovim poslom?“

Jer sistem već pokazuje odgovor.

Šta se dešava kada proizvodnja i montaža nisu povezane?

Najčešći problem je gubitak vremena.

Proizvodnja čeka informaciju.

Montaža čeka proizvodnju.

Klijent čeka montažu.

Menadžer čeka odgovor od svih.

Jedan zastoj stvara druge zastoje.

A onda se troši vrijeme na nešto što se moglo izbjeći.

Na primjer:

Montažna ekipa dolazi na lokaciju, ali nedostaje dio materijala.

Ekipa se vraća.

Termin se pomjera.

Klijent je nezadovoljan.

Proizvodnja dobija dodatni zadatak.

Menadžer mora organizovati novi termin.

Jedan mali propust napravio je nekoliko novih problema.

Što je više projekata i timova, ovakvi problemi postaju skuplji.

Jedan projekat, jedan tok informacija

Jedan od ključnih principa dobre organizacije jeste da sve informacije o projektu budu povezane.

Ako radite na jednom projektu, informacije ne bi trebale biti raspoređene ovako:

• ponuda u e-mailu
• mjere u Excelu
• komunikacija u Viberu
• fotografije na telefonu
• rok u rokovniku
• status kod menadžera u glavi

Sve to treba biti povezano sa projektom.

Tako svaki član tima vidi informacije koje su mu potrebne za njegov dio posla.

To je posebno važno kada više ljudi radi na istom projektu.

Kako organizovati montažne ekipe?

Montaža je često najteži dio procesa za kontrolu.

Radnici su na različitim lokacijama.

Nisu stalno za računarom.

Raspored se mijenja.

Pojavljuju se nepredviđene situacije.

Klijent može tražiti promjenu.

Zato montažna ekipa mora imati jednostavan pristup informacijama direktno na telefonu.

Radni nalog može sadržavati:

• naziv projekta
• klijenta
• lokaciju
• termin
• odgovorne radnike
• opis posla
• mjere
• fotografije
• dokumentaciju
• posebne napomene

Nakon dolaska na teren, ekipa zna šta treba uraditi.

Nakon završetka, status se mijenja.

Po potrebi se dodaju fotografije i napomene.

Menadžment dobija informaciju bez telefonskog poziva.

Zašto su mobilni radni nalozi važni?

Ako radnik mora svaki put zvati kancelariju da dobije informaciju, proces nije dovoljno dobro organizovan.

Mobilna aplikacija omogućava da radni nalog bude dostupan tamo gdje se posao odvija.

Radnik može:

• otvoriti zadatak
• pogledati detalje
• pregledati dokumente
• vidjeti lokaciju
• dodati fotografije
• dodati napomenu
• promijeniti status
• označiti posao završenim

To znači da se informacije sa terena vraćaju u sistem odmah.

Ne sutra.

Ne kada se radnik vrati u kancelariju.

Odmah.

Kako menadžer kontroliše proizvodnju i montažu?

Menadžer ne treba svaki sat zvati proizvodnju i montažu.

Treba imati pregled.

Na primjer:

Projekat A
Proizvodnja: završeno
Montaža: zakazana
Status: spremno

Projekat B
Proizvodnja: u toku
Montaža: nije zakazana
Status: čeka proizvodnju

Projekat C
Proizvodnja: završeno
Montaža: u toku
Status: teren

Na prvi pogled vidi gdje je svaki projekat.

Ako postoji zastoj, vidi gdje se nalazi.

Ako nešto kasni, može reagovati.

To je mnogo efikasnije od čekanja da problem postane hitan.

Step2Flow kao sistem za povezivanje proizvodnje i montaže

Step2Flow je namijenjen upravo firmama u kojima posao prolazi kroz više faza i više timova.

Umjesto da proizvodnja, prodaja, menadžment i montaža koriste nepovezane načine rada, proces se može organizovati kroz jedan sistem.

Primjer:

Prodaja → Projekat → Mjerenje → Proizvodnja → Priprema → Montaža → Završetak → Servis

Svaka faza ima svoje zadatke i odgovorne osobe.

Dokumentacija ostaje povezana sa projektom.

Status se može pratiti.

Rokovi su vidljivi.

Terenske ekipe mogu pristupiti informacijama putem mobilne aplikacije.

Menadžment ima pregled cijelog procesa.

Šta ako firma već koristi ERP?

Digitalizacija proizvodnje i montaže ne znači nužno da morate izbaciti postojeći ERP.

ERP sistemi mogu biti izuzetno korisni za:

• finansije
• računovodstvo
• skladište
• nabavku
• obračune
• kompleksne poslovne evidencije

Ali operativni dio poslovanja često zahtijeva drugačiji nivo pregleda.

Pitanje nije samo:

„Koliko smo proizveli?“

Već:

„Koji projekat je trenutno u proizvodnji?“

„Koji radnik je odgovoran?“

„Šta je spremno za montažu?“

„Koji tim ide na teren?“

„Šta je završeno?“

„Gdje je zastoj?“

Tu poslovni operativni sistem poput Step2Flow-a može biti koristan i uz postojeći ERP.

Kako smanjiti broj telefonskih poziva između proizvodnje i terena?

Jedan od najboljih pokazatelja bolje organizacije jeste smanjenje potrebe za stalnim provjeravanjem.

Ako proizvodnja mora zvati menadžera.

Menadžer mora zvati prodaju.

Prodaja mora zvati montažu.

Montaža mora zvati proizvodnju.

Informacija putuje kroz ljude.

U dobro organizovanom sistemu informacija putuje kroz proces.

Svaka osoba dobija ono što joj je potrebno.

Zato manje vremena odlazi na:

„Samo da provjerim.“

„Čekaj da pitam.“

„Javit ću ti.“

„Ne znam, nazovi njega.“

Kako povezati rok proizvodnje i termin montaže?

Ovo je jedan od ključnih elemenata organizacije.

Nije dovoljno znati kada će proizvodnja završiti.

Potrebno je znati i kada je posao spreman za narednu fazu.

Na primjer:

Rok proizvodnje: 18.09.

↓

Kontrola i priprema: 19.09.

↓

Montaža: 20.09.

Kada su faze povezane, svaki tim zna šta dolazi nakon njegovog dijela posla.

Tako se smanjuje mogućnost da proizvodnja završi posao, a da montaža nije spremna.

I obrnuto.

Šta firma dobija kada proizvodnju i montažu vodi kroz jedan sistem?

Najvažnije prednosti su:

Bolja koordinacija

Svi timovi rade prema istim informacijama.

Manje grešaka

Manje je ručnog prepisivanja i prenošenja informacija.

Bolja kontrola rokova

Menadžment može vidjeti gdje posao kasni.

Brža komunikacija

Informacije su dostupne kroz zadatke i projekte.

Bolja organizacija terena

Montažne ekipe dobijaju jasne radne naloge.

Veća odgovornost

Svaka faza ima svoje zadatke i odgovorne osobe.

Veća preglednost

Vlasnik i menadžer mogu pratiti posao bez stalnog pozivanja zaposlenika.

Kako znati da je vrijeme za digitalizaciju proizvodnje i montaže?

Ako se u vašoj firmi često čuju rečenice:

„Je li proizvodnja završila?“

„Ko ide na montažu?“

„Jesu li stigle mjere?“

„Gdje su slike?“

„Je li klijent obaviješten?“

„Zašto ekipa nije dobila informaciju?“

„Ko je odgovoran za ovaj posao?“

onda vjerovatno nemate problem sa nedostatkom komunikacije.

Imate problem sa strukturom komunikacije.

Što više firma raste, ovaj problem postaje izraženiji.

Proizvodnja i montaža trebaju raditi kao jedan proces

Proizvodnja nije završena kada je proizvod napravljen.

Za firmu koja prodaje kompletno rješenje, posao završava tek kada je klijent dobio ono što je naručio.

Zato proizvodnju i montažu ne treba posmatrati kao dva odvojena odjela.

Oni su dvije faze istog poslovnog procesa.

Kada su povezane, proizvodnja zna šta treba pripremiti.

Montaža zna šta preuzima.

Menadžment zna gdje je posao.

A klijent dobija bolju i pouzdaniju uslugu.

Zaključak

Organizovati proizvodnju i montažu nije samo pitanje boljeg rasporeda radnika.

To je pitanje povezivanja svih informacija koje omogućavaju da jedan projekat prođe od prodaje do realizacije bez nepotrebnih zastoja.

Kada se informacije nalaze na jednom mjestu, kada svaki zadatak ima odgovornu osobu, kada su rokovi vidljivi i kada terenske ekipe imaju sve što im je potrebno na telefonu, posao postaje mnogo lakši za kontrolu.

Manje poziva. Manje čekanja. Manje grešaka. Više pregleda.

Step2Flow omogućava firmama da povežu prodaju, projekte, proizvodnju, montažu, servis i terenske timove u jedan organizovan tok rada.

Jer cilj nije samo proizvesti proizvod.

Cilj je da cijeli proces od prodaje do montaže funkcioniše kao jedan sistem.

Pročitajte članak Kako Step2Flow uvodi red u svakodnevni rad tima?

Ukoliko imate bilo kakvih pitanja, nejasnoća, želite dodatne informacije ili sastanak, kontaktirajte nas putem broja telefona +38762 300 370, putem e-maila info@step2flow.com ili posjetite našu web stranicu.