Većina vlasnika firmi zna koliko mjesečno plaća zakup prostora, gorivo, plate zaposlenih ili nabavku materijala.

Ali vrlo mali broj njih zna koliko ih zapravo košta loša organizacija poslovanja.

Ne postoji faktura koja će vam pokazati koliko ste novca izgubili zbog jednog zaboravljenog zadatka, pogrešne informacije ili nepotrebnog telefonskog poziva.

I upravo zato taj trošak gotovo niko ne primjećuje.

A često je veći od svih ostalih zajedno.

Najskuplji problem nije onaj koji vidite

Kada se pokvari mašina, odmah znate koliko vas to košta.

Kada izgubite važnog klijenta, odmah osjetite posljedice.

Ali kada zaposlenik svaki dan izgubi dvadesetak minuta tražeći informacije, niko to ne evidentira.

Kada menadžer pet puta dnevno zove teren da provjeri status montaže, to se ne vidi u finansijskom izvještaju.

Kada proizvodnja čeka mjere koje su ostale u nečijem telefonu ili Viber poruci, niko ne izdaje račun za izgubljeno vrijeme.

Međutim, svi ti mali zastoji svakodnevno stvaraju ogromne finansijske gubitke.

Vrijeme je najskuplji resurs koji posjedujete

Zamislite firmu koja ima 15 zaposlenih.

Ako svaki od njih dnevno izgubi samo 30 minuta na:

• traženje informacija
• provjeravanje statusa
• čekanje odgovora
• duple pozive
• prepisivanje podataka iz jedne aplikacije u drugu

to znači da firma svakog dana izgubi 7,5 radnih sati.

To je gotovo jedan cijeli radni dan.

Na sedmičnom nivou to je skoro 40 sati.

Na godišnjem nivou više od 1.900 radnih sati.

To nije samo izgubljeno vrijeme.

To su izgubljeni projekti, izgubljena produktivnost i izgubljen novac.

Loša organizacija ne usporava samo posao

Ona usporava rast firme.

Kada zaposleni nemaju jasan pregled zadataka, prioriteti se mijenjaju iz sata u sat.

Kada informacije nisu dostupne svima kojima su potrebne, donose se pogrešne odluke.

Kada menadžeri većinu vremena provode tražeći odgovore, nemaju vremena baviti se unapređenjem poslovanja.

Na kraju dana svi rade.

Ali rezultati nisu onakvi kakvi bi trebali biti.

Koliko košta jedan izgubljen podatak?

Na prvi pogled, jedna propuštena informacija ne djeluje ozbiljno.

Ali pogledajmo šta se može dogoditi.

Terenski tim odlazi na montažu bez posljednje izmjene nacrta.

Materijal nije odgovarajući.

Montaža se odgađa.

Klijent nije zadovoljan.

Potrebno je organizovati novi izlazak na teren.

Troše se gorivo, radni sati i dodatni materijal.

Jedna mala greška postaje trošak od nekoliko stotina ili čak nekoliko hiljada eura.

A sve je moglo biti spriječeno da su informacije bile na jednom mjestu.

Pozivi nisu organizacija

Mnoge firme vjeruju da dobro funkcionišu zato što su zaposleni stalno u kontaktu.

Telefon zvoni cijeli dan.

Viber grupe ne prestaju stizati.

WhatsApp poruke dolaze iz minute u minutu.

Ali velika količina komunikacije ne znači da je organizacija dobra.

Naprotiv.

Često znači da sistem ne postoji.

Kada zaposleni moraju zvati jedni druge kako bi saznali osnovne informacije o zadacima, rokovima ili dokumentaciji, posao postaje sporiji nego što bi trebao biti.

Koliko koštaju greške koje se ponavljaju?

Većina grešaka u firmama nije posljedica neznanja.

One nastaju zbog loše organizacije.

Zaboravljen zadatak.

Pogrešna verzija dokumenta.

Nejasna odgovornost.

Dvostruko naručen materijal.

Nezavršena montaža.

Nepotpune informacije.

Svaka od tih grešaka troši vrijeme cijelog tima.

A vrijeme je jedini resurs koji se ne može vratiti.

Vlasnik postaje najskuplji operativac u firmi

Jedan od najvećih skrivenih troškova nastaje kada vlasnik većinu radnog dana provodi odgovarajući na pitanja zaposlenih.

“Gdje je projekat?”

“Ko je zadužen za ovo?”

“Jesu li mjere stigle?”

“Može li proizvodnja krenuti?”

“Da li je servis završen?”

Umjesto da razvija firmu, pronalazi nove klijente ili unapređuje procese, vlasnik postaje osoba koja spaja informacije između odjela.

To nije posao direktora.

To je posao sistema.

Organizacija nije trošak. Ona je investicija.

Mnogi vlasnici razmišljaju koliko košta uvođenje novog sistema.

Mnogo važnije pitanje glasi:

Koliko vas svakog mjeseca košta to što ga nemate?

Ako zbog loše organizacije gubite desetine sati sedmično, pravite više grešaka, kasnite s rokovima ili gubite klijente, stvarni trošak daleko je veći od cijene bilo kojeg softvera.

Najskuplji sistem nije onaj koji plaćate.

Najskuplji je onaj koji nemate.

Kako Step2Flow smanjuje skrivene troškove poslovanja?

Step2Flow je razvijen kako bi eliminisao upravo one gubitke koje većina firmi smatra normalnim.

Kada su zadaci, projekti, dokumenti, rokovi i odgovornosti objedinjeni u jednom sistemu, nestaje potreba za stalnim pozivima, traženjem informacija i ručnim usklađivanjem podataka.

Svaki član tima zna šta treba raditi.

Menadžeri imaju pregled rada u realnom vremenu.

Terenski radnici dobijaju radne naloge direktno na mobilnu aplikaciju.

Vlasnik u svakom trenutku vidi stanje poslovanja bez dodatnih sastanaka i desetina telefonskih poziva.

Rezultat nisu samo bolje organizovani procesi.

Rezultat su stotine ušteđenih radnih sati, manje grešaka, brže donošenje odluka i veća profitabilnost poslovanja.

Zaključak

Najveći neprijatelj profitabilnosti nije uvijek konkurencija.

Često je to svakodnevni haos koji se godinama smatra normalnim.

Izgubljene informacije.

Nejasne odgovornosti.

Nepotrebni pozivi.

Dupli posao.

Kašnjenja.

Sve to zajedno košta mnogo više nego što većina vlasnika može zamisliti.

Zato pitanje više nije da li si možete priuštiti sistem za organizaciju poslovanja.

Pravo pitanje je:

Možete li sebi priuštiti da i dalje radite bez njega?

Pročitajte članak Kako Step2Flow uvodi red u svakodnevni rad tima?

Ukoliko imate bilo kakvih pitanja, nejasnoća, želite dodatne informacije ili sastanak, kontaktirajte nas putem broja telefona +38762 300 370, putem e-maila info@step2flow.com ili posjetite našu web stranicu.