Vlasnik firme ne bi trebao provoditi dan pitajući zaposlenike šta rade, dokle su stigli i zašto neki zadatak još nije završen.

Ipak, upravo tako izgleda svakodnevica u mnogim firmama.

Telefon zvoni.

Viber poruke stižu jedna za drugom.

Menadžer pita radnika gdje je završio posao.

Radnik traži dodatne informacije.

Vlasnik pokušava saznati šta se trenutno dešava na terenu.

Na kraju dana svi su radili, ali je teško precizno odgovoriti na jednostavno pitanje:

Ko je uradio šta, kada, koliko je trajalo i šta još treba završiti?

Tu problem više nije u zaposlenima.

Problem je u načinu upravljanja radom.

Za firme koje imaju više zaposlenih, projekata, proizvodnju, montažu, servis ili terenske timove, potreban je sistem koji omogućava jasno upravljanje radnicima, zadacima, rokovima i odgovornostima, tj. program za upravljanje radnicima i zadacima

Zašto je teško upravljati zaposlenima bez sistema?

Kada firma ima nekoliko zaposlenih, vlasnik ili menadžer može većinu stvari pratiti direktno.

Ali kako broj zaposlenih raste, količina informacija raste još brže.

Imate:

• različite timove
• različite projekte
• različite rokove
• radnike na terenu
• više zadataka istovremeno
• promjene prioriteta
• dokumentaciju
• komunikaciju između odjela

U takvom okruženju nije dovoljno znati ko je zaposlen u firmi.

Morate znati ko trenutno radi šta.

To je velika razlika.

Šta treba sadržavati dobar program za upravljanje radnicima?

Dobar softver za upravljanje zaposlenima ne bi trebao služiti samo za evidenciju korisnika.

Njegova vrijednost je u tome što povezuje ljude sa konkretnim poslovnim obavezama.

Svaki zaposlenik treba imati jasan pregled:

• svojih zadataka
• rokova
• prioriteta
• projekata
• odgovornosti
• statusa zadataka
• potrebne dokumentacije
• novih obavijesti

Menadžer, s druge strane, treba imati širu sliku.

Treba moći vidjeti:

ko radi, šta radi, šta je završeno, šta kasni i gdje postoji problem.

Bez potrebe da zove svakog zaposlenika pojedinačno.

Zadatak bez odgovorne osobe nije organizovan zadatak

Jedan od najčešćih problema u firmama jeste da se zadaci dodjeljuju usmeno.

„Uradi ovo.“

„Javi se klijentu.“

„Provjeri sa proizvodnjom.“

„Idi sutra na teren.“

Problem nastaje kada se pojavi deset ili dvadeset takvih zahtjeva.

Ko je odgovoran?

Kada treba biti završeno?

Šta tačno treba uraditi?

Je li zadatak završen?

Koji je sljedeći korak?

Ako odgovori zavise od toga ko se čega sjeća, firma nema pouzdan sistem upravljanja zadacima.

Svaki važan zadatak treba imati odgovornu osobu, rok, prioritet i status.

Tada odgovornost više nije stvar pretpostavke.

Ona je vidljiva.

Kako pratiti rad zaposlenih bez mikromenadžmenta?

Kontrola zaposlenih ne znači da menadžer treba gledati svaki njihov korak.

Naprotiv.

Dobar sistem omogućava kontrolu bez konstantnog uplitanja.

Ako menadžer vidi da je zadatak:

Dodijeljen → U toku → Na čekanju → Završeno

onda ne mora svaki sat pitati zaposlenika šta se dešava.

Sistem daje odgovor.

To mijenja odnos između zaposlenika i menadžmenta.

Radnik zna šta je njegova odgovornost.

Menadžer zna šta treba pratiti.

Vlasnik dobija pregled bez svakodnevnog uključivanja u operativne detalje.

Kako organizovati radnike na terenu?

Ovo je posebno važno za firme koje imaju montažne, servisne, instalaterske ili druge terenske ekipe.

Radnik koji je na terenu ne bi trebao zavisiti od toga da mu neko telefonom objasni šta treba uraditi.

Sve potrebne informacije mogu biti dio radnog naloga.

Na primjer:

Projekt: Montaža PVC stolarije
Lokacija: Sarajevo
Rok: 16.09.
Odgovorni tim: Tim 2
Mjere: priložene
Dokumentacija: priložena
Napomena: montaža prema posljednjoj specifikaciji

Radnik otvara zadatak na telefonu i ima sve informacije koje su mu potrebne.

Nakon završetka rada ažurira status.

Menadžer odmah dobija informaciju.

Nema potrebe za dodatnim pozivom:

„Jesi li završio?“

Mobilna aplikacija mijenja način upravljanja terenskim radom

Kod terenskih timova posebno je važna mobilna dostupnost.

Zaposleni nisu stalno za računarom.

Zato sistem mora funkcionisati tamo gdje se posao stvarno odvija.

Kroz mobilnu aplikaciju radnik može dobiti:

• zadatak
• rok
• lokaciju
• instrukcije
• dokumente
• fotografije
• mjere
• napomene
• obavijesti

Isto tako, može ažurirati status direktno sa terena.

To znači da informacije ne čekaju kraj radnog dana.

Menadžment vidi stanje posla dok se posao odvija.

Šta se dešava kada nema jasnog praćenja zadataka?

Problemi se obično pojavljuju postepeno.

Prvo se zaboravi jedan zadatak.

Zatim jedan rok.

Onda se izgubi informacija.

Neko pretpostavi da je drugi zaposlenik završio posao.

Na kraju klijent čeka.

Menadžer interveniše.

Radnik dobija novi poziv.

Jedan problem stvara još nekoliko novih zadataka.

Bez sistema, ovakve situacije često izgledaju kao izolovane greške zaposlenika.

U stvarnosti, često su posljedica loše organizacije.

Odgovornost zaposlenih treba biti mjerljiva

Jedna od najvećih prednosti digitalnog upravljanja zadacima jeste mogućnost da se odgovornost jasno vidi.

Možete znati:

• koliko je zadataka dodijeljeno
• koliko ih je završeno
• koliko ih kasni
• ko je odgovoran
• koji projekti imaju zastoje
• koliko dugo zadaci ostaju otvoreni
• gdje se najčešće pojavljuju problemi

To ne znači da svaki zaposlenik treba biti ocjenjivan samo na osnovu broja zadataka.

Ali menadžment konačno dobija podatke na osnovu kojih može donositi odluke.

Umjesto:

„Mislim da ovaj tim kasni.“

imate:

„Na ovim projektima zadaci kasne i jasno je gdje se nalazi zastoj.“

To je velika razlika.

Vlasnik firme ne treba biti kontrolni centar

Ako svaki zaposlenik mora pitati vlasnika šta treba raditi, firma ima problem.

Ako svaki menadžer mora pitati vlasnika šta je status projekta, firma ima problem.

Ako vlasnik mora zvati proizvodnju da provjeri je li nešto završeno, firma ima problem.

Vlasnik ne treba biti osoba kroz koju prolaze sve informacije.

Sistem treba preuzeti taj dio posla.

Kada su zadaci, projekti, zaposlenici i procesi povezani, informacije postaju dostupne onima kojima su potrebne.

Vlasnik tada može izaći iz svakodnevne operative bez gubitka kontrole.

Kako Step2Flow upravlja radnicima i zadacima?

Step2Flow je razvijen za firme u kojima se posao ne završava samo za kancelarijskim stolom.

Platforma povezuje zaposlenike, zadatke, projekte, rokove i procese u jedan sistem.

Menadžer može:

• kreirati zadatak
• dodijeliti odgovornu osobu
• postaviti rok
• odrediti prioritet
• dodati dokumentaciju
• pratiti status
• pratiti projekat
• dobiti obavijest o promjeni
• imati pregled rada tima

Radnik dobija samo ono što mu je potrebno za njegov posao.

A menadžment dobija pregled cijelog procesa.

Od zadatka do završetka – sve ostaje evidentirano

Zamislimo jednostavan proces:

1. Kreiran je zadatak

Menadžer definiše šta treba uraditi.

2. Dodijeljen je zaposleniku

Odgovornost je jasna.

3. Postavljen je rok

Zadatak više nije „uraditi nekad“, već ima konkretan rok.

4. Zaposlenik počinje rad

Status se mijenja u „U toku“.

5. Dodaju se dokumenti i informacije

Sve što je potrebno za realizaciju nalazi se uz zadatak.

6. Zadatak je završen

Zaposlenik mijenja status.

7. Menadžer dobija pregled

Nema dodatnog poziva i provjeravanja.

Ovakav način rada stvara trag kroz cijeli proces.

Upravljanje radnicima nije isto što i nadzor radnika

Ovo je važna razlika.

Cilj poslovnog softvera nije da zaposlenici imaju osjećaj da ih neko stalno kontroliše.

Cilj je da svima bude jasno šta treba raditi.

Kada su zadaci jasno definisani, zaposlenici manje vremena troše na pitanja.

Kada su rokovi poznati, manje je nesporazuma.

Kada su informacije dostupne, manje je improvizacije.

Kada se statusi prate, menadžeri mogu reagovati prije nego što problem postane ozbiljan.

Dobar sistem zato ne stvara veći pritisak.

Stvara veću jasnoću.

Posebno važno za firme koje imaju više timova

Što je više timova, to je veća potreba za centralizovanim upravljanjem.

To posebno važi za:

• PVC i ALU firme
• proizvodne kompanije
• građevinske firme
• firme za montažu
• servisne kompanije
• HVAC firme
• elektro firme
• metalnu industriju
• proizvođače namještaja
• kompanije sa terenskim radnicima

U takvim firmama jedan projekat često uključuje više ljudi i odjela.

Prodaja dobija upit.

Mjerenje izlazi na teren.

Proizvodnja priprema materijal.

Montaža odlazi kod klijenta.

Servis se uključuje ako nastane problem.

Ako svaka faza funkcioniše odvojeno, informacije se gube između odjela.

Ako su povezane kroz jedan sistem, svaki tim zna gdje njegov dio posla počinje i završava.

Šta firma dobija kada uvede sistem za upravljanje radnicima i zadacima?

Najveća vrijednost nije samo u tome što imate „još jedan softver“.

Vrijednost je u promjeni načina rada.

Dobijate:

Jasnije odgovornosti
Svaki zadatak ima osobu koja je za njega zadužena.

Bolju kontrolu rokova
Menadžment vidi šta kasni prije nego što problem postane veći.

Manje telefonskih poziva
Informacije su dostupne kroz sistem.

Bolju organizaciju terenskih ekipa
Radnici dobijaju zadatke i dokumentaciju direktno na telefon.

Manje grešaka
Informacije više ne zavise samo od usmene komunikacije.

Veću preglednost
Vlasnik i menadžment imaju jasniju sliku poslovanja.

Veću odgovornost
Izvršavanje zadataka postaje mjerljivo.

Kada je vrijeme da uvedete program za upravljanje radnicima?

Ne postoji tačan broj zaposlenih nakon kojeg je softver obavezan.

Pravi trenutak je kada organizacija počne zavisiti od pamćenja, telefona i stalnog provjeravanja.

Ako se često čuje:

„Ko to radi?“

„Jesmo li ovo završili?“

„Gdje su informacije?“

„Ko ide na teren?“

„Zašto ovo kasni?“

„Mislio sam da je on to završio.“

…onda problem vjerovatno nije u tome što zaposlenici ne rade.

Problem je što firma nema dovoljno dobar sistem za organizaciju rada.

Zaključak

Upravljanje zaposlenima nije samo pitanje rasporeda ljudi.

To je pitanje upravljanja zadacima, odgovornostima, rokovima i informacijama.

Firma može imati odlične zaposlenike, ali ako nemaju jasan sistem rada, njihov puni potencijal teško će doći do izražaja.

S druge strane, kada svaki zaposlenik zna šta radi, kada treba završiti, kome je odgovoran i gdje može pronaći potrebne informacije, posao postaje predvidljiviji i lakši za upravljanje.

Za vlasnika i menadžment najveća vrijednost je u tome što više ne moraju biti uključeni u svaki detalj.

Ne morate stalno pitati šta se dešava u firmi ako sistem već daje odgovor.

Ako želite imati bolju kontrolu nad radnicima, zadacima, projektima i terenskim timovima, vrijeme je da informacije prestanu živjeti u Viber porukama, Excel tabelama i telefonskim pozivima.

Uvedite sistem u kojem se zna ko šta radi, kada treba završiti i dokle je posao stigao.

Probajte Step2Flow i organizujte rad zaposlenih kroz jedan centralizovan sistem.

Pročitajte članak Kako Step2Flow uvodi red u svakodnevni rad tima?

Ukoliko imate bilo kakvih pitanja, nejasnoća, želite dodatne informacije ili sastanak, kontaktirajte nas putem broja telefona +38762 300 370, putem e-maila info@step2flow.com ili posjetite našu web stranicu.