Jednog jutra vaš najbolji zapooslenik, poslovođa ulazi u kancelariju i kaže:

“Dao sam otkaz.”

Ili vas nazove voditelj proizvodnje.

Ili komercijalista koji godinama vodi najveće klijente.

Možda serviser koji poznaje svaki projekat.

Možda osoba koja je “desna ruka” direktora.

Prva pomisao većine vlasnika nije:

“Naći ćemo zamjenu.”

Prva pomisao je:

“Ko sada zna sve ono što je on radio?”

U tom trenutku ne gubite samo zaposlenika.

Gubite godine iskustva, informacije, procese i način rada koji nikada nije bio zapisan.

To je jedan od najvećih rizika za svaku kompaniju.

Najveći kapital firme nisu ljudi. To je znanje koje ostaje nakon njih.

Dobri zaposlenici su nezamjenjivi.

Ali ozbiljna firma nikada ne smije biti zavisna od jedne osobe.

Jer ljudi mijenjaju poslove.

Odlaze u penziju.

Sele u drugi grad ili državu.

Mijenjaju karijeru.

Razbole se.

Odlaze na godišnji odmor.

To je normalan dio poslovanja.

Ono što nije normalno jeste da zbog odlaska jedne osobe cijeli tim više ne zna kako dalje.

“To zna samo on”

Postoji jedna rečenica koja bi trebala zabrinuti svakog vlasnika firme.

“To zna samo on.”

To može biti:

“On jedini zna kako ide proizvodnja.”

“On jedini vodi komunikaciju s tim klijentom.”

“On jedini zna gdje su svi dokumenti.”

“On jedini zna kako funkcioniše servis.”

“On jedini zna kako se planiraju montaže.”

Ako u vašoj firmi postoji više ljudi za koje vrijedi ova rečenica, problem nije u njihovoj važnosti.

Problem je što znanje nije dio sistema.

Kada informacije žive u glavama zaposlenih

Mnoge firme funkcionišu upravo tako.

Najiskusniji zaposlenici godinama razvijaju vlastiti način rada.

Pamte rokove.

Pamte klijente.

Pamte dogovore.

Pamte izmjene.

Pamte gdje se nalazi dokumentacija.

Na prvi pogled sve funkcioniše.

Ali samo dok su oni tu.

Onog trenutka kada odu, ostaje praznina koju je gotovo nemoguće popuniti preko noći.

Odlazak jednog zaposlenika često otkriva pravi problem

Zanimljivo je da mnoge firme tek tada shvate koliko su zapravo bile neorganizovane.

Odjednom niko ne zna:

Koji projekti su u toku.

Šta je obećano klijentima.

Koji su prioriteti.

Gdje su posljednje verzije dokumenata.

Ko je odgovoran za određene zadatke.

Počinju pozivi.

Pretražuju se Viber grupe.

Otvaraju stare e-mailove.

Traže se Excel tabele.

Pokušava se rekonstruisati ono što je godinama bilo u jednoj glavi.

To nije problem zaposlenika.

To je problem organizacije.

Ozbiljne firme grade sistem, a ne zavisnost

Najuspješnije kompanije razmišljaju drugačije.

One ne pitaju:

“Kako da zadržimo ovu osobu po svaku cijenu?”

One pitaju:

“Kako da znanje ostane u firmi bez obzira na to ko radi?”

Zato svaka važna informacija postaje dio sistema.

Zadaci.

Dokumentacija.

Procesi.

Komunikacija.

Odluke.

Odgovornosti.

Sve je evidentirano i dostupno ovlaštenim članovima tima.

Na taj način firma ne počinje ispočetka svaki put kada se promijeni jedan zaposlenik.

Šta se događa kada procesi nisu definisani?

Bez jasno definisanih procesa svaki novi zaposlenik mora učiti od prethodnog.

Ako prethodni ode…

Nema od koga učiti.

Zato u mnogim firmama novi ljudi mjesecima pokušavaju shvatiti kako posao funkcioniše.

To usporava cijeli tim.

Povećava broj grešaka.

Stvara nezadovoljne klijente.

Produžava rokove.

I povećava troškove poslovanja.

Sistem čuva iskustvo kompanije

Svaka firma godinama stvara vrijedno znanje.

Kako se planira proizvodnja.

Kako izgleda najbolji način montaže.

Kako se rješavaju reklamacije.

Kako se komunicira s klijentima.

Kako izgleda idealan tok projekta.

To znanje predstavlja jednu od najvećih vrijednosti kompanije.

Ali vrijedi samo ako ostane dostupno cijelom timu.

Ako ode zajedno sa zaposlenikom, firma svaki put plaća istu cijenu iznova.

Kako Step2Flow pretvara znanje u sistem?

Step2Flow nije samo platforma za upravljanje zadacima.

Njegova najveća vrijednost je što organizuje način na koji firma radi.

Svaki projekat.

Svaki zadatak.

Svaki dokument.

Svaka fotografija.

Svaki komentar.

Svaka odgovornost.

Svaka promjena statusa.

Sve ostaje evidentirano na jednom mjestu.

To znači da novi zaposlenik ne nasljeđuje haos.

Nasljeđuje sistem.

Umjesto da traži informacije po porukama ili pita kolege gdje se šta nalazi, dobija kompletan pregled procesa, dokumentacije i zadataka odmah nakon prijave u platformu.

Delegiranje postaje jednostavnije

Kada su procesi jasno definisani, posao više nije vezan za jednu osobu.

Menadžer može delegirati zadatak bez straha da će nešto biti zaboravljeno.

Novi zaposlenik može preuzeti projekat bez višednevnog objašnjavanja.

Vlasnik više ne mora biti jedina osoba koja zna kako firma funkcioniše.

To donosi mnogo veću sigurnost cijeloj organizaciji.

Prava vrijednost sistema vidi se kada se dogodi neplanirana promjena

Većina vlasnika razmišlja o organizaciji tek kada nastane problem.

Kada neko ode.

Kada se izgubi važan dokument.

Kada projekat kasni.

Kada klijent nije zadovoljan.

Ali tada je već kasno.

Najbolje firme grade sistem prije nego što problem nastane.

Zato ih promjene ne zaustavljaju.

One nastavljaju raditi gotovo istim tempom jer znanje nije vezano za pojedinca.

Već za proces.

Firma treba biti jača od bilo kojeg pojedinca

Svaki zaposlenik doprinosi uspjehu kompanije.

Ali nijedna kompanija ne bi smjela zavisiti od jedne osobe.

Prava snaga organizacije nije u tome da ima nezamjenjive ljude.

Prava snaga je u tome da ima procese koji omogućavaju svakom novom članu tima da brzo preuzme odgovornost i nastavi tamo gdje je prethodnik stao.

To je razlika između firme koja stalno kreće ispočetka i firme koja iz godine u godinu raste bez obzira na promjene u timu.

Zaključak

Ljudi će dolaziti i odlaziti.

To je prirodan dio svakog poslovanja.

Ono što mora ostati jeste način na koji firma funkcioniše.

Ako su vaši projekti, zadaci, komunikacija i ključne informacije zaključani u glavama nekoliko zaposlenika, ne gradite održivu kompaniju.

Gradite zavisnost.

S druge strane, kada procese pretvorite u sistem, svaki novi zaposlenik može brzo preuzeti odgovornost, svaki projekat ostaje pod kontrolom, a firma nastavlja rasti bez obzira na promjene u timu.

Najveća vrijednost jedne kompanije nije osoba koja zna sve.

Najveća vrijednost je sistem zahvaljujući kojem svi mogu raditi zajedno.

Pročitajte članak Kako Step2Flow uvodi red u svakodnevni rad tima?

Ukoliko imate bilo kakvih pitanja, nejasnoća, želite dodatne informacije ili sastanak, kontaktirajte nas putem broja telefona +38762 300 370, putem e-maila info@step2flow.com ili posjetite našu web stranicu.