Na prvi pogled zvuči nelogično.

Većina ljudi vjeruje da više sastanaka znači bolju organizaciju, bolju komunikaciju i bolju kontrolu nad poslovanjem.

Ali stvarnost izgleda potpuno drugačije.

Što je firma organizovanija, to joj je potrebno manje sastanaka.

Ne zato što ljudi manje komuniciraju, već zato što im sastanci više nisu jedini način da dođu do informacija.

Najuspješnije firme ne troše vrijeme pričajući o poslu.

One vrijeme troše radeći posao.

Kada sastanci postanu svakodnevna obaveza

Ponedjeljak ujutro.

Sastanak sa menadžerima.

Nakon toga sastanak s proizvodnjom.

Poslije toga koordinacija s terenskim timovima.

Na kraju dana još jedan kratki sastanak da se vidi šta je urađeno.

Sljedeći dan sve ispočetka.

Većina tih sastanaka nema jedan zajednički cilj – donošenje odluka.

Njihov jedini cilj je razmjena informacija koje bi već trebale biti dostupne svima.

To nije organizacija.

To je pokušaj da se nedostatak sistema nadoknadi razgovorom.

Zašto firme imaju toliko sastanaka?

Odgovor je jednostavan.

Jer informacije nisu na jednom mjestu.

Menadžer ne zna dokle je stigla proizvodnja.

Proizvodnja ne zna jesu li mjere završene.

Terenski tim nema posljednju verziju dokumentacije.

Prodaja ne zna kada će montaža biti završena.

Direktor želi pregled svih projekata.

Pošto sistem ne daje odgovore, svi se okupljaju u sali za sastanke.

Tamo pokušavaju sastaviti ono što je trebalo biti vidljivo jednim pogledom.

Sastanci su skupi, iako to rijetko ko računa

Zamislite da na sastanku sjedi deset ljudi.

Sastanak traje jedan sat.

To nije jedan izgubljen sat.

To je deset radnih sati.

Ako se takav sastanak održava tri puta sedmično, izgubili ste trideset radnih sati.

Na godišnjem nivou to su stotine sati koje su zaposleni mogli iskoristiti za stvaranje vrijednosti.

Većina firmi nikada ne izračuna koliko ih zapravo koštaju sastanci koji nisu donijeli nijednu konkretnu odluku.

Dobar sastanak rješava problem. Loš sastanak traži informacije.

Postoji velika razlika između ova dva pojma.

Dobar sastanak postoji zato što treba donijeti važnu odluku.

Loš sastanak postoji zato što niko ne zna šta se trenutno dešava.

Ako se svakog jutra okupljate kako biste odgovarali na pitanja poput:

“Gdje smo stali?”

“Ko radi ovaj zadatak?”

“Je li materijal stigao?”

“Da li je servis završen?”

“Ko ide na teren?”

…onda vam nije potreban još jedan sastanak.

Potreban vam je sistem.

Organizovane firme ne traže informacije. One ih vide.

Najuspješnije kompanije rade drugačije.

Menadžer ne mora zvati zaposlenika da pita gdje je projekat.

Otvara platformu i odmah vidi status.

Direktor ne mora organizovati sastanak da provjeri šta kasni.

Pregled svih projekata nalazi se na jednom mjestu.

Terenski radnik ne mora zvati kancelariju da traži nacrte.

Dokumentacija ga već čeka u zadatku.

Kada informacije postanu dostupne u realnom vremenu, sastanci više nisu mjesto za prikupljanje podataka.

Postaju mjesto za donošenje odluka.

Najveći problem nisu sastanci. Već ono što ih uzrokuje.

Sastanci sami po sebi nisu loši.

Loše je kada postanu jedini način komunikacije.

Ako svaki novi zadatak zahtijeva sastanak…

Ako svaka izmjena zahtijeva sastanak…

Ako svaki problem završava sastankom…

…onda organizacija zavisi od prisustva ljudi u jednoj prostoriji.

To nije održiv način rada.

Firma raste.

Broj zaposlenih raste.

Broj projekata raste.

Ali raste i broj sastanaka.

Na kraju niko više nema vremena raditi svoj posao.

Kako ozbiljne firme organizuju komunikaciju?

Umjesto da informacije prenose usmeno, ozbiljne kompanije grade procese.

Svaki zadatak ima odgovornu osobu.

Svaki projekat ima jasno definisane faze.

Svaka promjena statusa automatski je vidljiva svima kojima je potrebna.

Svaka dokumentacija povezana je sa zadatkom.

Svaki rok nalazi se u sistemu.

Zbog toga zaposleni ne moraju pitati jedni druge gdje se nešto nalazi.

Sve već postoji na jednom mjestu.

Manje sastanaka znači više odgovornosti

Kada sistem jasno pokazuje ko je odgovoran za svaki zadatak, nestaje potreba za svakodnevnim provjerama.

Ljudi znaju šta trebaju uraditi.

Menadžeri znaju šta trebaju pratiti.

Direktori znaju gdje se firma trenutno nalazi.

Odgovornost postaje vidljiva.

A kada je odgovornost vidljiva, potreba za konstantnim podsjećanjem i kontrolom značajno se smanjuje.

Kako Step2Flow mijenja način rada?

Step2Flow nije razvijen da zamijeni sastanke.

Razvijen je da zamijeni haos koji ih stvara.

Kada su zadaci, projekti, dokumentacija, rokovi i odgovornosti objedinjeni u jednom sistemu, većina pitanja dobija odgovor bez ijednog telefonskog poziva ili dodatnog sastanka.

Menadžeri imaju pregled rada u realnom vremenu.

Zaposleni tačno znaju šta trebaju uraditi.

Terenski timovi odmah dobijaju nove zadatke na mobilnu aplikaciju.

Direktor više ne mora organizovati sastanke samo kako bi saznao šta se dešava u firmi.

Sada ih organizuje onda kada zaista treba donijeti važnu poslovnu odluku.

To je razlika između firme koja reaguje na probleme i firme koja njima upravlja.

Vrijeme je najveća konkurentska prednost

Danas nije presudno samo imati kvalitetan proizvod ili uslugu.

Prednost imaju firme koje donose odluke brže od konkurencije.

One koje ne troše sate na traženje informacija.

One koje ne prekidaju rad zaposlenih zbog svakodnevnih koordinacionih sastanaka.

One koje koriste vrijeme za razvoj poslovanja, a ne za administraciju.

Svaki sat koji uštedite kroz bolju organizaciju može biti uložen u nove klijente, nove projekte ili unapređenje poslovanja.

Zaključak

Sastanci će uvijek biti dio poslovanja.

Ali njihov cilj ne bi trebao biti da otkrijete šta se dešava u firmi.

Njihov cilj treba biti da donesete odluke koje će firmu učiniti boljom.

Najuspješnije kompanije imaju manje sastanaka ne zato što manje komuniciraju, već zato što imaju jasne procese, transparentne informacije i sistem koji svakome u pravom trenutku daje ono što mu je potrebno.

Kada informacije prestanu živjeti u Viber porukama, Excel tabelama i glavama zaposlenih, a postanu dio jednog organizovanog sistema, sastanci više nisu svakodnevna potreba.

Postaju ono što su oduvijek trebali biti – alat za razvoj poslovanja, a ne za traženje odgovora.

Pročitajte članak Kako Step2Flow uvodi red u svakodnevni rad tima?

Ukoliko imate bilo kakvih pitanja, nejasnoća, želite dodatne informacije ili sastanak, kontaktirajte nas putem broja telefona +38762 300 370, putem e-maila info@step2flow.com ili posjetite našu web stranicu.